Page 76 - Microsoft Word - 2011 CAFR.doc

Basic HTML Version

COMPREHENSIVE ANNUAL FINANCIAL REPORT
ESCAMBIA COUNTY, FLORIDA 
NOTES TO COMBINED FINANCIAL STATEMENTS (CONTINUED) 
SEPTEMBER 30, 2011 
48 
restricted amounts first, when both restricted and unrestricted fund balance is available, unless prohibited by legal 
documents, grant agreements or contracts.  Additionally, the County uses committed fund balance, followed by 
assigned fund balance and then unassigned fund balance when expenditures are incurred for purposes for which 
amounts in any of the unrestricted fund balance classifications could be used. 
Net Assets 
The government‐wide and business type fund financial statements utilize a net asset presentation.  Net assets are 
categorized as invested in capital assets (net of related debt), restricted and unrestricted. 
Invested in Capital Assets (net of related debt)
 is intended to reflect the portion of net assets which are 
associated with non‐liquid, capital assets less outstanding capital asset related debt. 
Restricted Net Assets
 represent assets whose use is subject to constraints that are either a) externally imposed by 
creditors (such as through debt covenants), grantors, contributors, or laws or regulations of other governments or 
b) imposed by law through constitutional provisions or enabling legislation.   
Unrestricted Net Assets
 represent assets that are neither restricted nor invested in capital assets.  County 
management has the discretion to make managerial decisions regarding the use of these assets. 
NOTE 2 – STEWARDSHIP, COMPLIANCE AND ACCOUNTABILITY 
Budgetary Information 
Annual budgets are adopted on a basis consistent with generally accepted accounting principles as required by 
Florida Statute 129 for all governmental funds.  All annual appropriations lapse at fiscal year end. 
On or before May 1 of each year, the Sheriff, Clerk, Tax Collector, Property Appraiser, and Supervisor of Elections 
each submit to the Board of County Commissioners a tentative budget for the ensuing fiscal year. 
Within fifteen days after certification of the ad valorem tax roll by the Property Appraiser, the County Budget 
Officer submits to the Board a proposed budget for the fiscal year commencing the following October 1
st
.  The 
Budget includes proposed expenditures and the means of financing them. 
The Board holds public hearings and a final budget must be prepared and adopted no later than September 30.  
The County’s budget is legally enacted through passage of a resolution.    
The appropriated budget is prepared by fund, function and department.  The Management and Budget Services 
Bureau is authorized to transfer budgeted amounts within departments of a fund and between departments of a 
fund; however, the Board of County Commissioners must approve any revisions that alter the total expenditures of 
any fund.  The legal level of budgetary control (i.e., the level at which expenditures may not legally exceed 
appropriations) is the fund level.  The Board of County Commissioners approved supplemental budget 
amendments during the year that increased the original budget.