Page 72 - Microsoft Word - 2011 CAFR.doc

Basic HTML Version

COMPREHENSIVE ANNUAL FINANCIAL REPORT
ESCAMBIA COUNTY, FLORIDA 
NOTES TO COMBINED FINANCIAL STATEMENTS (CONTINUED) 
SEPTEMBER 30, 2011 
44 
C.
Basis of Presentation, Basis of Accounting 
The 
government‐wide financial statements
 and the
proprietary fund and fiduciary fund financial statements
 are 
reported using the 
economic resources measurement focus
 and the 
accrual basis of accounting.  
Revenues are 
recorded when earned and expenses are recorded when a liability is incurred, regardless of the timing of related 
cash flows.  Property taxes are recognized as revenues in the year for which they are levied.  Grants and similar 
items are recognized as revenue as soon as all eligibility requirements imposed by the provider have been met. 
Governmental fund financial statements
 are reported using the 
current financial resources measurement focus
and the
modified accrual basis of accounting
.  Revenues are recognized as soon as they are both measurable and 
available.  Revenues are considered to be 
available
when they are collectible within the current period or soon 
enough thereafter to pay liabilities of the current period.  For this purpose, the County considers revenues to be 
available if they are collected within 60 days of the end of the current fiscal period, except for certain grant 
revenues which are recognized as revenues in the same period the grant expenditures occurred.  State shared 
revenues, sales taxes, franchise taxes, and interest associated with the current fiscal period are all considered to be 
susceptible to accrual and have been recognized as revenues of the current fiscal period.  Expenditures generally 
are recorded when a liability is incurred, except debt service expenditures and expenditures related to 
compensated absences and claims and judgments, which are recorded only when payment is due.  Capital asset 
acquisitions are recorded as expenditures in governmental funds.  Monies received from issuing long‐term debt 
and acquisitions under capital leases are reported as
other financing sources
Escambia County allocates indirect costs comprised of administrative overhead costs to functional activities using 
various allocation charge methods.  Therefore, expenses reported for functional activities include these allocated 
indirect costs.  Elimination of these charges would distort the direct costs of the functions concerned.  
The County has elected to follow FASB statements and interpretations issued on or before November 30, 1989, for 
all governmental and business‐type activities and enterprise funds, unless those standards conflict with or 
contradict guidance of the GASB pronouncements.   
As a general rule, the effect of interfund activity has been eliminated from the government‐wide financial 
statements, with the exception of administrative overhead components as discussed above.   
Amounts reported as program revenue include 1) charges to customers for goods, services, or privileges provided; 
2) operating grants and contributions; and 3) capital grants and contributions, including special assessments.  
Internally dedicated resources are reported as general revenues rather than program revenues.  Likewise, general 
revenues include all taxes. 
Proprietary fund financial statements
 are reported using the accrual basis of accounting, distinguishing 
operating
revenues and expenses from 
nonoperating
 items.  Operating revenues and expenses generally result from 
providing services and producing and delivering goods in connection with a proprietary fund’s principal ongoing 
operations.  The principal operating revenues of the County’s enterprise funds are charges to customers for sales 
and services.  Operating expenses for enterprise funds and the internal service fund include the cost of sales and 
services, administrative expenses, and depreciation on capital assets.  All revenues and expenses not meeting this 
definition are reported as non‐operating revenues and expenses.