Page 10 - Microsoft Word - 2011 CAFR.doc

Basic HTML Version

ii 
221 Palafox Place • Suite 130 • Pensacola, Florida 32502‐5843 
(850) 595‐4830 • FAX (850) 595‐4823 • www.escambiaclerk.com 
EXECUTIVE ADMINISTRATION/LEGAL DVISION 
ACCOUNTING DIVISION 
APPEALS DIVISION 
ARCHIVES AND RECORDS 
CENTURY DIVISION 
CHILD SUPPORT 
CLERK TO THE BOARD 
COUNTY CIVIL 
COUNTY CRIMINAL 
COURT DIVISION 
CIRCUIT CIVIL 
CIRCUIT CRIMINAL 
DOMESTIC RELATIONS 
FAMILY LAW 
ERNIE LEE MAGAHA 
CLERK OF THE CIRCUIT COURT AND COMPTROLLER 
ESCAMBIA COUNTY, FLORIDA 
AUDITOR   
   ACCOUNTANT   
EX‐OFFICIO CLERK TO THE BOARD   
   CUSTODIAN OF COUNTY FUNDS   
FINANCE 
JURY MANGEMENT 
GUARDIANSHIP 
HUMAN RESOURCES 
JUVINLE DIVISION 
MARRIAGE 
MENTAL HEALTH 
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS 
OFFICIAL RECORDS 
ONE STOP 
OPERATIONAL SERVICES 
PROBATE DVISION 
TRAFFIC DIVISION 
TREASURY 
February 24, 2012 
To the Citizens of Escambia County, Florida 
We are pleased to present to you, the Citizens of Escambia County, the Comprehensive Annual Financial 
Report (CAFR) of Escambia County, Florida, for the fiscal year ended September 30, 2011.  The report was 
prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) by the highly professional 
and dedicated staff of the Finance Department of the Clerk of the Circuit Court and Comptroller (the 
Clerk).  The Clerk is mandated by the Constitution of the State of Florida to serve as the Chief Financial 
Officer of the County, and is responsible for establishing and maintaining internal controls and to provide 
reasonable, but not absolute, assurance regarding the safeguarding of assets from unauthorized use or 
disposition, the reliability of financial records for preparing financial statements and maintaining 
accountability for assets.   
The concept of reasonable assurance recognizes that the cost of a control should not exceed the benefits 
likely to be derived, and the evaluation of costs and benefits requires estimates and judgments by 
management.  We believe that the County’s internal accounting controls adequately safeguard assets and 
provide reasonable assurance of proper recording of financial transactions. 
We believe the data as presented is accurate in all material aspects; that it is presented in a manner 
designed to fairly set forth the financial position and results of operations of the County as measured by 
the financial activity of its various funds; and that all disclosures necessary to enable the reader to gain a 
comprehensive understanding of the County’s financial activity have been included. 
Chapter 218.39 of the Florida Statutes requires an annual financial audit performed by 
independent certified public accountants.  This Comprehensive Annual Financial Report serves 
to fulfill this requirement and the report of the independent auditors has been included in the 
financial section of this report. 
In addition to meeting the requirements set forth in state statutes, the audit was also designed to meet 
the requirements of the Federal Single Audit Act and the OMB Circular A‐133.  The standards governing 
single audit engagements require the independent auditor to report on the government’s internal 
controls and compliance with legal requirements with special emphasis on the administration of federal 
awards and state financial assistance.  These reports are available in a separately issued annual audit 
report, available on file with the Clerk to the Board. 
GAAP requires that management provide a narrative introduction, overview, and analysis to accompany 
the basic financial statements in the form of Management’s Discussion and Analysis (MD&A).  This letter 
of transmittal is designed to complement MD&A and should be read in conjunction with it.  Escambia 
County’s MD&A can be found immediately following the report of the independent auditors.