Page 75 - Microsoft Word - 2011 CAFR.doc

Basic HTML Version

COMPREHENSIVE ANNUAL FINANCIAL REPORT
ESCAMBIA COUNTY, FLORIDA 
NOTES TO COMBINED FINANCIAL STATEMENTS (CONTINUED) 
SEPTEMBER 30, 2011 
47 
Long Term Obligations 
in the government‐wide and the proprietary fund financial statements are reported as 
liabilities in the statement of net assets.  Bond premiums, as well as issuance costs, are deferred and amortized 
over the life of the bonds using the straight‐line method.   
The County reports pollution (including contamination) remediation obligations, which are obligations to address 
the current or potential detrimental effects of existing pollution, in accordance with GASB Statement No. 49, 
“Accounting and Financial Reporting for Pollution Remediation Obligations”.  The circumstances under which the 
County will have to estimate, record, and disclose its expected outlays for pollution remediation include:  the 
pollution is an imminent danger to public health or welfare; the County is in violation of a pollution prevention‐
related permit or license; the County has been named as a responsible party under Superfund or similar state laws; 
the County is named in a lawsuit that would require participation in remediation activities; or the County legally 
commits itself to conduct remediation activities. 
In the fund financial statements, governmental fund types recognize bond premiums and discounts as well as bond 
issuance costs during the current period.  The face amount of debt issued is reported as other financial sources.  
Premiums received on debt issuances are reported as other financing sources while discounts and debt issuance 
costs are reported as other financing uses.  Issuance costs, whether or not withheld from the actual debt proceeds 
received, are reported as expenditures of the funds in which proceeds of debt issuances are recorded. 
Fund Balances 
in the governmental fund’s financial statements are reported in accordance with GASB Statement 
No. 54 “Fund Balance Reporting and Governmental Fund Type Definitions” either as non‐spendable or spendable.  
Spendable balances are further classified as restricted, committed, assigned or unassigned, based on the extent to 
which there are external or internal constraints on the spending of these fund balances.   
Non‐spendable fund balances
 represent amounts that are (a) not in a spendable form or (b) are legally or 
contractually required to be maintained intact.  “Not in spendable form” includes items that are not 
expected to be converted to cash (such as inventories and prepaid amounts) and generally items such as 
long‐term amounts of loans and notes receivable, as well as property acquired for resale. 
Spendable fund balances: 
Restricted fund balance – Amounts that can be spent only for specific purposes stipulated by (a) external 
resource providers such as creditors (by debt covenants), grantors, contributors, or laws or regulations of 
other governments; or (b) imposed by law through constitutional provisions or enabling legislation.
Committed fund balance – Amounts that can be used only for the specific purposes determined by a 
formal action (ordinance/resolution) of the Board of County Commissioners, the highest level of decision 
making authority.  Commitments may be changed or lifted only by the Board of County Commissioners 
taking the same formal action (ordinance/resolution) that imposed the constraint originally.
Assigned fund balance – Includes spendable fund balance amounts established by the Board of County 
Commissioners that are intended to be used for specific purposes and are neither considered restricted or 
committed.
Unassigned fund balance – Unassigned fund balance is the residual classification for the general fund.  
This classification represents fund balance that is spendable and that has not been restricted, committed, 
or assigned to specific purposes within the general fund.  Unassigned fund balance may also include 
negative balances for any governmental fund if expenditures exceed amounts restricted, committed, or 
assigned for those specific purposes.
The County has adopted a formal fund balance policy for determining budgeting and planning purposes.  It is the 
County’s goal to maintain 17% of unrestricted fund balance in the general fund to provide a buffer against revenue 
shortfalls, and to be prepared in the event of a natural or man‐made disaster.  It is the County’s policy to spend