Page 73 - Microsoft Word - 2011 CAFR.doc

Basic HTML Version

COMPREHENSIVE ANNUAL FINANCIAL REPORT
ESCAMBIA COUNTY, FLORIDA 
NOTES TO COMBINED FINANCIAL STATEMENTS (CONTINUED) 
SEPTEMBER 30, 2011 
45 
D.
Assets, Liabilities and Net Assets or Equity 
Cash or Cash Equivalents
 consists of cash on hand, demand deposits, and short‐term investments with original 
maturities of three months or less from date of acquisition. 
Equity in Pooled Cash and Investments
 represent assets pooled for investment purposes with each individual fund 
and/or account maintained on a daily transaction basis.  Such investments consist of demand deposits, certificates 
of deposit, U.S. Treasury Bills, and notes of certain instrumentalities.  Investment earnings are allocated to the 
participating funds on a pro‐rata basis. 
Section 218.415, Florida Statutes, limits the types of investments the County can invest in unless specifically 
authorized in the County’s investment policy.  The County’s policy allows the following instruments:  US 
Government Securities, US Government Agencies, Federal Instrumentalities, Interest Bearing Time Deposit or 
Savings Accounts, Repurchase Agreements, Commercial Paper, Corporate Notes, Bankers’ Acceptances, State 
and/or Local Government Taxable and/or Tax Exempt Debt, Registered Investment Companies (Money Market 
Mutual Funds), and Intergovernmental  Investment Pools. 
The County’s investment policy provides asset allocation, issuer, and maturity limits to protect the County’s cash 
and investments.  The policy allows for a short‐term strategy (maturities of 12 months or less) to provide for 
operating funds and a longer‐term strategy (maturities not exceeding 5 years) for the “core” portion of the 
portfolio.  As defined by GASB Statement 31, Accounting and Financial Reporting for Certain Investments and for 
External Investment Pools, money market investments are reported at amortized costs rather than fair value. 
Trade Receivables
 are shown net of an allowance for uncollectible accounts.  The Solid Waste Fund records an 
allowance for receivables older than 90 days, while the Internal Service Fund provides an allowance on those 
receivables where there have been no collections during the past year.  All other County Funds record an 
allowance on accounts older than 120 days.  The County records unbilled service receivables for services that have 
been rendered but not billed at the end of the fiscal year.
Real and Personal Property Valuations 
are determined each year as of January 1 by the Property Appraiser’s 
Office.  Florida Statutes require all property be assessed at 100% of just value.  For fiscal year 2011, the 
Countywide millage rate was 6.9755 mills.  All property taxes are billed in arrears and become due and payable on 
November 1 and are delinquent on April 1, of the following year.  The legal lien date is January 1 of each year.  
Discounts of 4, 3, 2, and 1 percent are allowed for early payment in November through February, respectively.  
Virtually all unpaid taxes are collected via the sale of tax certificates prior to year end.  
Due From/(To) Other Funds 
are activities between funds.  Such amounts are representative of lending/borrowing 
arrangements outstanding at the end of the fiscal year and referred to as either “due to /from other funds” (i.e., 
the current portion of interfund loans) or “advances to/from other funds” (i.e., the non—current portion of 
interfund loans).  Any residual balances outstanding between the governmental activities and business‐type 
activities are reported in the government‐wide financial statements as “internal balances.” 
Advances To/(From) Other Funds
, as reported in the fund financial statements, are offset by a nonspendable fund 
balance to indicate such amounts will not convert to cash soon enough to affect the current period. 
Inventory
 amounts are valued at cost (first‐in, first‐out).  Inventory balances in general, special revenue and 
enterprise funds are accounted for on the consumption method, i.e., expenditures and expenses are recognized 
when inventories are used.  Inventories are equally offset by a nonspendable fund balance since such amounts will 
not convert to cash even though they are a component of net current assets.